1. Innledning
Lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold («Åpenhetsloven») trådte i kraft 1. juli 2022. 4Service Gruppen AS sine datterselskaper (i felleskap referert som «4Service») er omfattet av loven jf. Åpenhetsloven §§2 og 3.
Åpenhetsloven §4 pålegger 4Service å utføre aktsomhetsvurderinger med formål å identifisere faktiske og mulig negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold jf. §4 litra a – f. Etter lovens §5 skal aktsomhetsvurderingene årlig offentliggjøres gjennom en årlig redegjørelse. Det har blitt besluttet at redegjørelsen for 2023 skulle utarbeides på konsernnivå, for grunner som er drøftet i punkt 2.
Dette dokumentet inneholder en redegjørelse for aktsomhetsvurderingene som er blitt uført fra 1.juli 2022 til 1.juni 2023. Formålet med redegjørelsen er å gi allmennheten innsikt i nøkkelfunnene fra aktsomhetsvurderingene, og hvilke tiltak som er blitt gjort eller som planlegges.
2. Generell informasjon
4Service Holding AS er morselskap i konsernet 4Service Gruppen. 4Service Gruppen har følgende datterselskaper:
- 4service Facility AS (990 035 946)
- 4Service Catering AS (822 062 482)
- 4Service Landanlegg AS (996 164 748)
- 4Service AS (997 649 117)
- 4Service Eir Camp AS (914 902 940)
- 4Service Eir Renhold AS (917 719 993)
- 4Service Offshore AS (994 835 904)
- 4Service Offshore Hotels AS (916 776 306)
Den videre redegjørelsen vil være utarbeidet på konsernnivå for å sikre en helthetlig og omfattende rapportering i samsvar med Åpenhetsloven. Tjenester som 4Service leverer blir ofte gjort på tvers av eller i samarbeid med de forskjellige divisjonene i konsernet. Majoriteten av leverandører som er inkludert risikokartleggingen blir brukt av alle divisjonene. De forskjellige selskapene har felles støttefunksjoner, og det er på grunnlag av dette besluttet at redegjørelsen skulle utredes for konsernet som helhet.
Konsernet har følgende organisering:
4Service har følgende selskapsstruktur:
4Service drives innen servicenæringen, og leverer tjenester innenfor kantine og personalrestaurant, FS og kommersiell virksomhet, catering, renhold, forpleiningstjenester på land, forpleiningstjenester på NCS (Norsk Continental Sokkel), bundlende tjenester med renhold, kantine og resepsjon samt noen kommersielle restauranter. Tjenestene er fordelt i divisjonene Cleaning & Maintenance, Food & Facilities og Accommodation.
Food & Facilities drives under merkenavnene De 3 Stuer, Eir Mat og Drikke, Søtt+Salt og Gastro. I tillegg er det etablert skreddersøm på merkevare i samarbeid med kundene på fullservice kontrakter, med blant annet tjenester som restauranter, events og Coworking som har etablert seg under merkenavnet INC.
Cleaning & Maintenance drives under merkenavnet Eir Renhold, hvor det leveres renholds- og vedlikeholdstjenester.
Accommodation omfatter forpleiningstjenester, hvor den landbaserte delen består av Camp som leverer anleggshotell med merkenavnene 4Service og Eir Camp. Offshorevirksomhet som omfatter kontrakter hvor selskapet leverer forpleining på forskjellige rigger på norsk sokkel, som leveres med merkenavnet 4Service.
Hovedansvaret for oppfølging og etterlevelse av Åpenhetsloven er plassert hos styret, hvor administrerende direktør er ansvarlig for gjennomføringen og for å følge opp selskapets etterlevelse av Åpenhetsloven. De mer spesifikke områdene som ligger under Åpenhetsloven blir rådført og kvalitetssikret av ulike stabsfunksjoner: Compliance, HMS/Kvalitet, Innkjøp og ESG.
Forankringen i 4service
4Service styres av verdiene: respekt, rettferdighet, åpenhet og inkludering. Det er avgjørende for selskapet at våre tjenester blir tilbydd og utført på en ansvarlig måte. For å oppnå dette er det avgjørende å etablere systemer som ivaretar integritet, ansvarlighet og etterlevelse av lovverket på tvers av hele organisasjonen.
Konseptet om ansvarlig virksomhet forankret hos ledelsen. Dette er blitt formalisert i egen prosedyre i 2022 – «Transparency Act (Åpenhetsloven) Prosedyre». I tillegg har de allerede eksisterende retningslinjene blitt oppdatert i samsvar med Åpenhetsloven. Videre vil selskapet kontinuerlig jobbe med å videreutvikle disse.
4Service har utarbeidet en «Human Right Policy» for å etablere et selskapets standpunkt om menneskerettigheter. Policyen er basert på «Verdenserklæringen om menneskerettigheter», «FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter» og «Den internasjonale arbeidsorganisasjonens erklæring om grunnleggende prinsipper og rettigheter på jobben».
4Service har utarbeidet etiske retningslinjer - «Code of Conduct» - som alle leverandører må tilslutte seg til. Retningslinjene stiller krav til leverandører og 4Service om å fremme gode arbeids- og miljøforhold, og dekker grunnleggende krav til menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljø. Retningslinjene skal underskrives sammen med kontrakten som inngås med leverandørene.
Selskapet har utarbeidet en prosedyre for Åpenhetsloven – «Transparency Act (Åpenhetsloven) prosedyre» - hvor det er lagd en rutine for iverksettelse og oppfølging av tiltak etter funn av faktiske eller mulige konsekvenser i virksomheten. Prosedyren beskriver hvordan 4Service skal gå frem i håndteringen av slike konsekvenser og hvem som er ansvarlig for å følge opp tiltakene internt.
For å kunne avdekke forhold som medfører risiko for eller faktiske negative konsekvenser er en klagemekanisme nyttig og vesentlig for å oppdage dette. 4Service har allerede utarbeidet retningslinjer og prosedyrer for å håndtere varslinger som en integrert del av HMS-arbeidet.Ansatte er kjent med muligheten til å varsle via personalhåndbok, opplæringsmodul og varslingsplakater på forskjellige lokasjoner.
3. Resultater fra aktsomhetsvurdering
Åpenhetsloven pålegger virksomheter som omfattes av loven å etablere et systematisk og helhetlig arbeid for å ivareta hensyn til menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Som følge av dette krever loven at selskapet kartlegger og vurderer faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter som er knyttet til vår forretningsvirksomhet, vår leverandørkjede eller forretningsforbindelser. I henhold til Åpenhetslovens krav har 4Service utført aktsomhetsvurderingene i tråd med OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper.
3.1 Aktsomhetsvurderinger
4Service sitt arbeid med aktsomhetsvurderinger er bestående av to deler. En for konsernet og en for leverandører og samarbeidspartnere.
Konsernet
4Service bedriver sin virksomhet i Norge, med unntak av Accommodation, herunder Offshore, som drifter to rigger i Namibia. Ved riggene er leverandører for varer og innleie brukt og disse er inkludert i leverandørundersøkelsen som er nevnt i neste punkt.
4Service har utviklet et HMS-system i samsvar med ISO 9001, ISO 14001 og ISO 45001. Renholdsdivisjonen er sertifisert i alle tre, de resterende divisjonene er sertifisert i de to første. I løpet av 2023 jobbes det med å de resterende divisjonene skal bli sertifisert innenfor alle tre standardene.
4Service er medlem i NHO Service og de forskjellige aktivitetstypene som er omfattet av 4Service sin virksomhet er omfattet av allmenngjort tariffavtale. 4service utfører regelmessige stikkprøver og kontroller av arbeidstakernes arbeidsforhold, arbeidsavtaler og bruken av etablerte HMS-rutiner. Som følge av sertifiseringene nevnt ovenfor er selskapet ofte gjenstand for revisjoner, som medfører at selskapet kontinuerlig må forbedre og opprettholde HMS-arbeidet.
Basert på undersøkelsen som er blitt gjort er det ikke avdekket noen faktiske brudd på menneskerettighetene eller uanstendige arbeidsforhold i konsernet.
Cleaning and maintainance
Renholdsbransjen har på forhånd blitt kategorisert med risikoer rundt arbeidsforhold herunder, lønn, arbeidstid, kjemikalier og lignende.
Som nevnt tidligere er renholdsdivisjonen sertifisert innen ISO 9001, 14001 og 45001. Renholdsdivisjonen er tariffbundet for å sikre lønn å leve av, svanemerket for å unngå helseskadelig kjemikaliebruk og er en offentlig godkjent renholdsbedrift. Som følge av disse sertifiseringene og godkjennelsene medfører dette strenge krav i henhold til HMS-arbeidet slik at de forhåndsdefinerte risikoene minkes. Disse kravene sammen med gode HMSK, HR- og lønnssystemer blir dette kartlagt og under stadig forbedring medfører at det ikke er avdekket noen faktiske brudd på eller at det foreligger høy risiko for brudd på anstendige arbeidsforhold eller menneskerettigheter innenfor renholdsdivisjonen i 4Service.
Leverandører & samarbeidspartnere
4Service er avhengig av leverandører for å kunne yte våre tjenester med kvalitet. Variasjonen av leverandører og varer medfører en høyere risiko for brudd på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Det er i løpet av kartleggingen blitt gjort klart at majoriteten av risiko foreligger i leverandørkjeden.
I vårt arbeid med Åpenhetsloven og aktsomhetsvurderinger har 4service benyttet seg av Factlines. Virksomheten har siden 2021, årlig utført en informasjonsinnsamling fra leverandører i form av egenrapportering. Spørsmålene i egenrapporteringen dekker kravene i FNs Global Compact, leverandørenes kjedeinnsikt og oppfølgingspraksis, i tillegg til deres vurdering av risiko knyttet til brudd på etiske retningslinjer i de aktuelle produksjonsland. Innhentningen gir grunnlag for analyse om god praksis for å overholde Åpenhetsloven, lov om offentlige anskaffelser §5 og virksomhetens egne kontraktsbestemmelser.
Etter samarbeid mellom innkjøps- og compliance-avdelingen ble til sammen 57 leverandører og samarbeidspartnere invitert til å gjennomføre egenrapporteringen i Factlines. Leverandørene som var invitert ble valgt som følge av et eller flere av følgende kriterier:
- Størrelse på omsetning til/fra 4Service
- Varegruppe med kjent risiko
- Opprinnelsessted med kjent risiko
- Produksjonssted med kjent risiko
Våre leverandører er gjort kjent med våre etiske retningslinjer («Code of Conduct») og er pålagt å opptre i henhold til disse, inkludert at de selv må sikre sin produksjon, sine innkjøp og leveranser samt at de årlig må besvare egenrapportering. Dersom egenrapporteringen, manglende egenrapportering eller andre indikatorer gir signaler om avvik blir disse fulgt opp gjennom henvendelser til leverandør. Avhengig av omfang og risiko vil avvik kunne avstedkomme opprettelse av forbedringsprosjekt for å skape endringer i samarbeid med leverandør og øvrige aktører i kjeden.
Du kan lese mer om vårt arbeid med Factlines her.
53 av leverandørene besvarte egenrapporteringen innen fristen, med en gjennomsnittsscore på 83 av 100. Av de 53 leverandørene er 7 blitt kategorisert med medium risiko og 2 med høy risiko. Overordnet er landrisiko den mest utbredte blant selskapene, da 4Service sine leverandører gjør innkjøp fra totalt 44 land.
Majoriteten av våre leverandører er virksomheter som selv er omfattet av Åpenhetsloven og som utfører aktsomhetsvurderinger i tråd med OECDs retningslinjer. Majoriteten av selskapene har som følge av dette forankret ansvaret for oppfølging av menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, etablert interne og eksterne etiske retningslinjer samt har interne prosedyrer.
Det er kun to av 4Service sine leverandører som har tilholdssted utenfor Norge. De to leverandørene holder til i Namibia og har svart tilfredsstillende på undersøkelsen og har etter andre undersøkelser ikke blitt kategorisert med høy risiko.
De to selskapene som er kategorisert med høy risiko i Factlines har fått blitt kategorisert slik som følge av manglende oversikt over leverandørkjeden og landrisiko eller manglende system og rutiner. Begge selskapene har tilholdssted i Norge.
Videre vil selskapet vurdere videre oppfølging og kontroll samt vurdere behov for eventuelle tiltak for å minke leverandørrisikoene.
Basert på undersøkelsene som er blitt gjort er det ikke avdekke faktiske brudd på menneskerettighetene eller uanstendige arbeidsforhold i leverandørkjeden, men det er avdekket at det foreligger risikoer som følge av produksjonsland, varer eller manglende systemer og rutiner lenger nede i leverandørkjeden.
4. Tiltak
Som følge av undersøkelsen er det blitt vurdert hvilke tiltak som kan være aktuelle å iverksette og hvilke prosedyrer som kan følges ved implementeringen av tiltakene.
4.1 Etablere varslingskanal for kunder og leverandører
For å kunne få bedre data og iverksette tiltak er det viktig å få informasjon om kritikkverdige forhold, slik at brudd på eller høy risiko for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold kan avdekkes fortere og at tiltak for å redusere risikoen og eventuell erstatning kan utbedres i henhold til Åpenhetslovens krav. Det vurderes derfor å utarbeide en varslingskanal for kunder og leverandører slik at de kan varsle om forhold som kan være i strid med Åpenhetsloven og våre etiske retningslinjer.
Dette tiltaket er forventet å kunne forbedre og styrke dataen slik at man kan få bedre og fortere kunnskap til kritikkverdige forhold og at tiltak kan prioriteres riktig.
4.2 Systematisk leverandørkvalifisering
For å sikre at våre fremtidige leverandører har samme verdigrunnlag som 4Service, skal alle potensielle leverandører og/eller forretningspartnere gå igjennom egenrapporteringen i Factlines før avtaleinngåelse. Dette tiltaket er iverksatt i juni 2023 og er forventet å gi en bedre oversikt samt kvalitetssikre våre leverandører og deres verdier, samt sikre at det ikke forekommer høy risiko for brudd på menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold i leverandørkjeden.
4.3 Systematiske revisjoner og undersøkelser
Basert på undersøkelsene som er blitt gjort planlegges det å utføre spesifikke og systematiske revisjoner og undersøkelser internt i selskapet og hos våre leverandører. Dette er noe som er blitt gjort tidligere, men som de siste årene ikke er blitt gjort så mye som følge av Covid-19. Dette er forventet å sikre selskapet og leverandørenes ansvarlighet vedrørende anstendige arbeidsforhold og menneskerettigheter.
4.4 Tiltak for leverandører med høy risiko
De leverandørene som har produksjon eller leverandører med produksjon i land med høy risiko på brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, planlegges det å bruke selskapets påvirkningskraft til å påse at de iverksetter tiltak for å forebygge og redusere risiko.
4.5 Styrke interne retningslinjer og opplæring
De interne retningslinjene vil stadig utvikles og forbedres. Det er derfor viktig at ansatte også får med seg endringer og en forståelse av hvorfor ting blir gjort som de gjør. Selskapet har for kort tid siden fått nytt opplæringssystem for ansatte som har fått gode tilbakemeldinger. Vi planlegger dermed å forbedre og utvikle kursene som eksisterer for ansatte samt ha egne perioder med fokus innenfor aktuelle temaer. Dette er forventet å øke kunnskapen til de ansatte slik at man vet hva som er og ikke akseptabelt i selskapet og ved bruken av leverandører.
For spørsmål eller henvendelser relatert til Åpenhetsloven kan du ta kontakt via e-post til: aapenhetsloven@4service.no